Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban trong công ty

Bộ máy của một doanh nghiệp sẽ được tổ chức thành nhiều phòng ban khác nhau, và để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra một cách liên tục và hiệu quả thì đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Tuy nhiên, để xây dựng được quy trình có thể vận hành một cách trơn tru và tối ưu nhất là điều không hề dễ dàng. 

Thêm vào đó, sự thay đổi linh hoạt của thị trường cũng gây ảnh hưởng phần nào đến doanh nghiệp. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban trong công ty một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Cùng tham khảo nhé.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu đơn giản là một bộ tiêu chuẩn các bước hành động mà bạn thực hiện để đạt được một kết quả nhất định. Hoặc là những hướng dẫn, quy định thực hiện theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để giúp cho người thực hiện công việc xác định được các bước thực hiện, kỳ vọng về kết quả cũng như các giai đoạn, các phòng ban liên quan.

Quy trình làm việc giúp cho các thành viên hiểu được tầm quan trọng của việc phối hợp, ăn khớp với nhau theo đúng trình tự để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Ngoài ra quy trình làm việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới.

Tại sao nên xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Mục đích của quy trình làm việc là bảo đảm chất lượng, tiến độ và tính hiệu quả trong công việc. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình làm việc còn là cơ sở cho việc dự báo đúng năng suất làm việc, và cải tiến đổi mới liên tục cách làm việc sao cho hiệu quả hơn trong doanh nghiệp. Một quy trình chuẩn mực nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho các công ty/doanh nghiệp như:  

• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp.
• Tối ưu nguồn lực, cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành và đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện các công việc.
• Cải tiến, nâng cao năng suất làm việc, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát đánh giá hiệu quả/ hiệu suất công việc.
• Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới.
• Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự.
• Trải nghiệm khách hàng nhất quán.

Hướng dẫn cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Để xây dựng được cho công ty/doanh nghiệp mình một quy trình làm việc giữa các phòng ban đạt chuẩn, bạn cần thực hiện một số bước như:

Xác định nhu cầu và mục đích công việc

Đây là bước không thể thiếu trước khi tiến hành xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban. Lúc này nhà quản lý cần xác định được nhu cầu của nhiệm vụ này làm gì, để áp dụng các tiêu chuẩn mới, xây dựng tài liệu căn bản để nhân viên thực hiện theo, nâng cấp hệ thống hay yêu cầu của ban lãnh đạo… Việc xác định mục đích cũng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện, tần suất công việc,…

Xác định phạm vi xây dựng quy trình làm việc

Thông qua việc xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp biết được ai là người sẽ có thể áp dụng các quy trình này? Tất cả các nhân viên hay chỉ một số phòng ban cụ thể? Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian hay các lĩnh vực khác nhau hay không… để mang lại kết quả cao nhất.

Xác định các nội dung chính của quy trình làm việc

Bạn cần nắm bắt được chính xác các thông tin cần thiết về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời xác định rõ về trách nhiệm và phạm vi công việc của từng phòng ban cụ thể. Để phân tích được nội dung trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

• Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
• Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào? 
• Dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.

Trong đó 5W + 1H bao gồm:

• What (là gì?): xác định nội dung công việc
• Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
• When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
• Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
• Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
• How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc

Phương pháp 5M (xác định nguồn lực):

• Manpower (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
• Money (tiền bạc): Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?
• Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu): tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?
• Machine (máy móc/công nghệ): Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?
• Method (phương pháp làm việc): làm việc theo phương pháp nào?

Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành thì các nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình. Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tố như:   

• Đơn vị đo lường công việc.
• Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường.
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

Đối với xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:

• Những bước cần thực hiện kiểm tra.
• Tần suất kiểm tra. 
• Người thực hiện kiểm tra.
• Những điểm trọng yếu cần kiểm tra.

Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm

Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không? Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm bao gồm: công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiểm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ…

Đồng thời việc xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm cũng sẽ giúp bạn đo lường tính khả thi của quy trình làm việc giữa các phòng ban. Chính vì vậy, Pre – test sẽ là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm.

Mô tả các bước công việc

Để nhân viên có thể dễ dàng áp dụng quy trình làm việc vào thực tế, bạn cần có văn bản mô tả các bước thực hiện theo quy trình như:

• Mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
• Cách thức thực hiện các bước công việc.
• Trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện quá phức tạp, dài thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Hoàn thiện các định nghĩa và tài liệu đi kèm

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo văn bản giải thích các định nghĩa, tài liệu để nhân viên có thể nắm bắt thật chi tiết và áp dụng hiệu quả vào công việc.

• Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
• Biểu mẫu đi kèm: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số...

Các định nghĩa và tài liệu đi kèm càng cụ thể, rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất. 

Tổng kết

Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban sẽ giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, xuyên suốt, nâng cao hiệu suất làm việc và hạn chế tối đa những rủi ro, sai sót trong công việc. Hy vọng với những chia sẻ từ bài viết trên sẽ đem đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Salekit chúc bạn kinh doanh thành công.